Salah satu aspek krusial dalam pelaksanaan PBJP di desa adalah penyusunan dokumen pengadaan yang berkualitas dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dokumen pengadaan yang baik menjadi fondasi bagi tercapainya proses pengadaan yang efisien, transparan, akuntabel, dan menghasilkan nilai manfaat optimal bagi masyarakat desa. Dokumen-dokumen seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis, Rencana Anggaran Biaya (RAB), Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan dokumen pemilihan lainnya memerlukan pemahaman teknis yang mendalam serta keahlian khusus dalam penyusunannya.
Namun kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa perangkat desa menghadapi kesulitan signifikan dalam menyusun dokumen-dokumen tersebut. Keterbatasan pemahaman terhadap regulasi pengadaan, minimnya pengalaman praktis, serta kurangnya akses terhadap referensi dan template dokumen yang sesuai standar, menyebabkan banyak dokumen pengadaan di desa disusun secara tidak optimal. Dampaknya adalah terjadinya berbagai permasalahan seperti spesifikasi yang tidak jelas, RAB yang tidak akurat, HPS yang tidak wajar, hingga dokumen pemilihan yang menimbulkan potensi gugatan. Kondisi ini tidak hanya menghambat kelancaran proses pengadaan, tetapi juga meningkatkan risiko temuan audit dan permasalahan hukum bagi perangkat desa.
Menghadapi kompleksitas kondisi pengadaan di tingkat desa tersebut, Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia (IAPI) Dewan Pimpinan Daerah (DPD) Sulawesi Barat hadir sebagai organisasi profesi yang memiliki tugas dan fungsi strategis dalam meningkatkan tata kelola pengadaan barang/jasa pemerintah. Sebagai wadah perhimpunan para profesional pengadaan bersertifikat, IAPI DPD Sulawesi Barat memiliki kapasitas dan legitimasi untuk menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bintek) Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Desa.